KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

PENGERTIAN KOMUNIKASI

APA ITU KOMUNIKASI?

Komunikasi adalah perpindahan dan pemahaman makna. Ini berarti bahwa jika informasi atau ide-ide belum disampaikan, komunikasi belum dilakukan. Komunikasi meliputi komunikasi antarpribadi - komunikasi antara dua orang atau lebih – dan komunikasi organisasi – semua pola, jaringan, dan sistem komunikasi dalam sebuah organisasi.

Oxford Dictionary (terbitan Oxford University Press, 1956) menyatakan bahwa komunikasi adalah “the sending or exchange of information, ideas, etc”, yang artinya pengiriman atau tukar informasi dan sebagainya.

PROSES KOMUNIKASI

Komunikasi terjadi dalam suatu proses yang dapat digambarkan dengan model yang mengandung unsur-unsur sebagai berikut :

1.   Pengirim (sender), yaitu pihak yang mempunyai inisiatif komunikasi. Dalam organisasi, pengirim merupakan pihak yang mempunyai kebutuhan, keinginan, atau informasi dengan maksud untuk mengkomunikasikannya kepada pihak-pihak lain.

2.   Memberi kode (encoding), berarti memberikan informasi harus dalam bentuk isyarat atau symbol-simbol, seperti kata, huruf, angka, dan gerakan.

3.   Pesan (message), yaitu informasi yan disampaikan oleh pengirim dan diterima oleh penerima. Pesan dapat dalam setiap bentuk yang bias dialami dan dimengerti melalui indera dari penerima.

4.   Saluran (channel), yaitu media pengiriman informasi, seperti kertas untuk tulisan, udara untuk ucapan. Saluran ini tidak bias dipisahkan dari pesan, karena itu agar komunikasi bisa efektif dan efisien, maka saluran harus sesuai dengan pesannya.

5.   Penerima (receiver), adalah pihak yang inderanya menerima pesan dari pengirim. Penerima ini bisa satu orang seperti tatap muka empat mata, atau banyak orang seperti pengumuman untuk seluruh karyawan.

6.   Menerima kode (decoding), merupakan proses dengan mana penerima mengartikan pesan menjadi informasi yang mempunyai arti baginya. Proses ini dipengaruhi oleh tingkat pengetahuan, kemampuan, sikap, dan latar belakang kultur social baik pengirim maupun penerima.

7.   Kebisingan (noise), ialah setiap faktor yang menganggu atau mengacaukan komunikasi, seperti cetakan yang tidak terbaca, gangguan pada telpon, penerima yang tidak menaruh perhatian, latar belakang suara mesin. Kebisingan bisa bersifat internal (suara lemah pembicara, ketiadaan minat penerima) dan eksternal (kegaduhan pabrik).

8.   Umpan balik (feed back), yaitu proses komunikasi dengan arah sebaliknya, dan merupakan reaksi terhadap komunikasi dari pengirim. Karena penerima menjadi pengirim, maka umpan balik akan melalui tahap yang sama seperti komunikasi semula.

MANFAAT KOMUNIKASI

1.    Memberikan pengaruh positif bagi kemajuan suatu organisasi.

2.    Menumbuhkan keakraban yang memperbesar semangat kerja dan kepercayaan diri.

3.    Menambah pengetahuan dan meningkatkan kepekaan terhadap masalah.

4.    Mempermudah pemecahan masalah yang dihadapi.

5.    Menyamakan persepsi tentang sesuatu dan melaksanakan pengambilan keputusan dengan penuh pertimbangan atas dasar musyawarah dan skala prioritas.

6.    Bertukar pengalaman yang akan memperbanyak ide atau gagasan untuk kemajuan organisasi atau sejenisnya.

CARA MENYALURKAN IDE MELALUI KOMUNIKASI

Menyalurkan ide melalui komunikasi bisa diambil contoh dari cara pengambilan keputusan. Jika dalam suatu organisasi terdapat suatu masalah, cara terbaik dalam menyelesaikan masalah adalah dengan bermusyawarah. Dalam musyawarah, setiap anggota berhak untuk memberikan pendapat atau gagasannya masing-masing. Jika ada yang setuju, biasanya pihak akan mengacungkan tangan dan memberi tanggapan positif untuk mendukung argument pihak yang mengeluarkan pendapat. Jika ada yang kurang setuju, maka dia juga berhak menyanggal pendapat pihak yang mengeluarkan pendapat dengan memberikan pendapat sendiri secara baik dan benar. Setelah ide maupun gagasan tiap-tiap pihak telah dikeluarkan, biasanya dalam organisasi terdapat “voting” yaitu pendapat yang paling banyak disetujui akan menjadi pilihan dalam hasil permasalahan pada musyawarah organisasi tersebut.

FAKTOR-FAKTOR PENUNJANG KELANCARAN KOMUNIKASI

a.    persamaan bahasa;

b.    ketenangan dan ketentraman;

c.    kejujuran, lemah lembut dan perangai yang manis;

d.    komunikasi yang konsisten antara yang verbal dengan yang nonverbal, melihat situasi dan kondisi dengan sebaik-baiknya;

e.    saling percaya;

f.     memiliki kesamaan kepentingan;

g.    adanya keseimbangan pengetahuan. Jika tidak, harus ada pengukuran kemampuan yang seirama dengan bahasa yang diajak komunikasi; dan

h.    adanya kesamaan persepsi.

FAKTOR-FAKTOR PENGHAMBAT DALAM KOMUNIKASI

a.    perbedaan persepsi tentang pesan yang dibahas, serta masing-masing mempertahankan persepsinya;

b.    perbedaan status sosial;

c.    perbedaan kepentingan, terutama menyangkut kepentingan pribadi;

d.    perbedaan bahasa;

e.    situasi dan kondisi yang kurang kondusif;

f.     suasana hati yang kurang mendukung;

g.    komunikasi dengan dua cara yang berlawanan, antara yang verbal dengan nonverbal;

h.    kekakuan para komunikan disebabkan belum mengenal dengan dekat adanya permusuhan dan sejenisnya;

i.     ketidakpercayaan orang yang sudah tidak dipercaya dan disepakati sebagai pendusta;

j.     jarak yang terlalu jauh dan tidak ada alat atau media yang dapat membantu terjadinya komunikasi.

HAMBATAN-HAMBATAN LAIN

1.   Penyaringan (filtering).

Penyaringan adalah manipulasi informasi yang disengaja untuk membuatnya terlihat lebih baik pada penerima. Sebagai contoh, ketika seseorang mengatakan apa yang ingin didengar oleh manajernya, informasi itu telah disaring. Atau jika informasi yang dikomunikasikan melalui tingkatan organisasi diringkas oleh pengirim, itu adalah penyaringan.

2.   Emosi

Apa yang dirasakan penerima ketika ia menerima sebuah pesan mempengaruhi penafsirannya. Emosi yang ekstrem kemungkinan besar akan menghambat komunikasi yang efektif.

3.   Informasi yang Berlebih

Seorang manajer pemasaran melakukan perjalanan dinas selama seminggu ke Italia, dimana ia tidak memiliki akses ke surat elektroniknya, dan saat kembali ia berhadapan dengan 1.000 pesan. Tidaklah mungkin membaca dan menanggapi setiap pesan tanpa menghadapi masalah kelebihan informasi, yaitu ketika informasi melebihi kapasitas pengolahan seseorang.

4.   Defensif

Ketika seseorang merasa terancam, ia cenderung bereaksi dengan cara yang menghambat komunikasi efektif dan mengurangi upaya untuk mencapai saling pengertian. Ia menjadi defensif – menyerang orang lain secara verbal, membuat komentar sarkastik, menjadi telalu menghakimi, atau mempertanyakan motif orang lain.

5.   Bahasa

Umur, pendidikan dan latar belakang budaya merupakan tiga variabel yang paling jelas mempengaruhi bahasa yang digunakan oleh seseorang dan definisi yang ia berikan pada kata-kata itu.

6.   Budaya Nasional

Karena alasan teknologi dan budaya, orang Cina tidak menyukai pesan suara. Hal ini menggambarkan bagaimana perbedaan komunikasi dapat timbul dari budaya nasional seperti halnya bahasa yang berbeda.

Daftar Pustaka

1.    Kertonegoro, Sentanoe. 1994. Manajemen Organisasi. Jakarta: WIDYA PRESS.

2.    Athoillah, Anton. 2010. Dasar-dasar Manajemen. Bandung: C.V Pustaka Setia.

3.    Robbins, Stephen P. dan Mary Coulter. 2010. Manajemen. Edisi Kesepuluh. Jilid 2. Jakarta: Penerbit Erlangga.