PERUBAHAN MANAJEMEN
Maksud
Pengertian perubahan
Perubahan itu sendiri adalah membuat sesuatu menjadi berbeda, perubahan merupakan pergeseran dari keadaan
sekarang suatu organisasi menuju
pada keadaan yang diinginkan dimasa depan. Perubahan sering terjadi
dengan sendirinya, bahkan sering terjadi tanpa kita sadari bahwa perubahan tersebut sedang berlangsung.
Perubahan dalam dunia pendidikan mencakup
dua komponen utama perubahan
yang saling terkait yaitu perubahan dalam pengelolaan dan perubahan dalam sekolah untuk mendukung
terwujudnya perubahan. Karena organisasi
pendidikan atau sekolah harus dilihat sebagai satu keutuhan yang harus senantiasa diupayakan untuk
meningkatkan output
pendidikan.
Tujuan
1. Pemicu Perubahan
Perusahaan makin berorientasi pada pelanggan dan pertumbuhan, maka makin
bergerak cepat dan menggelobal. Champy dan Nohria dari AS
menyebutkan 3 pemicu utama yang menggerakkan perubahan :
a. Tehnologi : Khususnya TI, yang menstranformasi bisnis
yang sedemikian dramatis.
b. Pemerintah : Peninjauan ulang dalam bisnis, hampir
semua pemerintah di seluruh dunia menggerakkan deregulasi, privatisasi dan
perdagangan bebas.
c. Globalisasi : Banyak perusahaan di seluruh dunia bersaing
men-deliver layanan yang sama, di mana saja, kapan saja dengan harga yang kompentitif pada
organisasi dan perusahaan agar mampu menata diri dengan cara radikal.
2. Tujuan Perubahan
Perubahan itu bertujuan menjaga kecocokan antara strategi, struktur, proses organisasional. Penyetelan atau fine tuning uintuk
memperbaiki aktifitas yang berjalan baik, Penyesuaian inkremental sebagai respon atas
pergeseran kecil lingkungan di mana perusahaan beroperasi.
Kebutuhan discontinuous
change timbul karena faktor sebagai berikut:
a. Fenomena diskontinuitas industri, perubahan drastis
situasi hukum politik yang mengubah sifat dan aturan persaingan. Hal ini mencakup
deregulasi, subsitusi, teknologi produk, subsitusi teknologi proses, ekonomi
secara nyata. Contoh: krisis minyak.
b. Pergeseran daur hidup. Perubahan strategi dari
peluncuran produk baru hingga tahap penguasaan pasar
Perubahan sistem yang bersifat revolusioner lebih
cepat ketimbang perubahan inkremental dalam sistem, hal ini mencakup sebagai berikut:
·
Reformasi misi
dan nilai – nilai inti – perumusan ulang misi perubahan.
·
Pergeseran kekuasaan
dan status – merefleksikan pergeseran persaingan dan alokasi sumber daya
·
Reorganisasi –
strategi memerlukan modifikasi struktur, sistem dan prosedur, perubahan bentuk organisasi.
·
Revisi terhadap
pola interaksi – pembaharuan prosedur arus kerja, jaringan komunikasi, pola pengambilan keputusan.
·
Eksekutif baru
– biasanya dari luar perusahaan
Konsep dasar
Konsep
dasar dari Perubahan Manajemen meliputi :
1. Political
strategy : Pemahaman mengenai struktur kekuasaan yg terdapat dalam sistem
sosial.
2.
Economic Strategy : Pemahaman dalam
memegang posisi pengaturan sumber ekonomik, yaitu memegang posisi kunci dalam
proses perubahan berencana.
3.
Academic Strategy : Pemahaman bahwa
setiap manusia itu rasional, yaitu setiap orang sebenarnya akan bisa menerima
perubahan, manakala kepadanya disodorkan data yg dapat diterima oleh akal sehat.
4.
Enginering Strategy : Pemahaman bahwa
setiap perubahan menyangkut setiap manusia.
5.
Military Strategy : Pemahaman bahwa
perubahan dapat dilakukan dengan kekerasan/ paksaan.
6.
Confrontation Strategy : Pemahaman
jika suatu tindakan bisa menimbulkan kemarahan seseorang, maka orang tersebut
akan berubah.
7.
Applied behavioral science Model :
Pemahaman terhadap Ilmu perilaku.
8. Followship
Strategy : Pemahaman bahwa perubahan itu dapat dilakukan itu dapat dilakukan
dengan mengembangkan prinsip kepengikutan.
Kegiatan
Untuk manajemen perubahan perlu diketahui adanya tahapan
perubahan. Tahap-tahap manajemen perubahan ada empat, yaitu:
1. Tahap 1, yang merupakan tahap identifikasi perubahan, diharapkan
seseorang dapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi.
Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan
mengidentifikasi tipe perubahan.
2.
Tahap 2, adalah
tahap perencanaan perubahan. Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik situasional tehnik, pemilihan
strategi umum, dan pemilihan. Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan
dapat terjadi dengan baik.
3.
Tahap 3,
merupakan tahap implementasi perubahan dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu
perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan
monitoring perubahan.
4. Tahap 4, adalah tahap evaluasi dan umpan balik. Untuk melakukan
evaluaasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan
pengumpulan data dan evaluasi data tersebut. Hasil evaluasi ini dapat di
umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan
berikutnya.
Hubungan dengan proses
manajemen layanan lainnya
Hubungan
dengan proses manajemen layanan lainnya yaitu sangat berperngaruh dikarenakan
apabila Terjadi perubahan Manajemen otomatis semua layanan manajemennya akan
mengalami perubahan baik konsep, strategi dan layanannya.
PENYEBARAN MANAJEMEN
Maksud
Release
Management memberikan pandangan yang menyeluruh mengenai perubahan dalam
IT service dan memastikan seluruh aspek dalam Release, baik teknik maupun non
teknik.
ITIL Release dan Manajemen Deployment
bertujuan untuk merencanakan, jadwal dan mengontrol pergerakan rilis untuk
menguji dan lingkungan hidup. Tujuan utama dari Manajemen Pers dan Manajemen
Deployment adalah untuk memastikan bahwa integritas lingkungan hidup dilindungi
dan bahwa komponen yang benar dilepaskan.
Tujuan
Tujuan Penyebaran : Tujuan penyebaran disatu sisi
untuk memperluas jangkauan manajemen serta memperbaiki kemampuan organisasi
dalam menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan dan disisi lain,
mengupayakan perubahan perilaku karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya.
Perubahan harus dilakukan secara hati-hati dengan mempertimbangkan berbagai hal
agar manfaat yang ditimbulkan oleh perubahan harus lebih besar daripada beban
kerugian yang harus ditanggung.
Konsep dasar
Pada dasarnya, kegiatan dan tujuan
proses proses Release dan Deployment Manajemen di ITIL V3 identik Release
Management di ITIL V2. ITIL V3 Manajemen Siaran memberikan rincian jauh lebih
di bidang perencanaan Release dan pengujian; ini menyebabkan penambahan dua
proses khusus yang dimasukkan di bawah Manajemen Pers dalam versi ITIL
sebelumnya: Manajemen Proyek - Perencanaan Transisi dan Dukungan dan Layanan
Validasi dan Pengujian.
Dalam
ITIL 2011 Manajemen Siaran dipanggil dari Manajemen Proyek untuk melakukan
perencanaan rinci dari Release membangun, Lepaskan tes dan Rilis penyebaran.
Antarmuka
tambahan antara Manajemen Pers dan Manajemen Proyek ITIL telah diperkenalkan
untuk memastikan bahwa Manajemen Proyek terus diberikan informasi perencanaan
saat ini.
ITIL
2011 bimbingan terbaru juga menetapkan bahwa minor Perubahan dilaksanakan oleh
Manajemen Perubahan tanpa keterlibatan Manajemen Pers, sehingga Minor Rilis
Deployment sub-proses telah dihapus.
Kegiatan, metode dan teknik
Release Manager
bertanggung jawab untuk perencanaan dan pengendalian gerakan Pers untuk menguji
dan lingkungan hidup. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa integritas
lingkungan hidup dilindungi dan bahwa komponen yang benar dilepaskan.
Hubungan dengan proses
manajemen layanan lainnya
1. Dukungan Manajemen release
Proses Tujuan: Untuk memberikan pedoman dan dukungan
untuk penyebaran Pers.
2. Perencanaan rilis
Proses Tujuan: Untuk menetapkan Perubahan berwenang
untuk Rilis Paket dan untuk menentukan ruang lingkup dan isi dari Pers.
Berdasarkan informasi ini, proses Perencanaan Rilis mengembangkan jadwal untuk
membangun, pengujian dan menyebarkan rilis tersebut.
3. Dukungan Hidup Awal
Proses Tujuan: Untuk mengatasi masalah operasional
cepat selama periode awal setelah penyebaran Rilis , dan untuk menghilangkan
kesalahan yang tersisa atau kekurangan.
PEMENUHAN PERMINTAAN
Maksud dan tujuan
Sebuah permintaan layanan adalah permintaan dari
pengguna untuk informasi atau saran, atau untuk perubahan standar, atau untuk
akses ke layanan TI.
Tujuan dari
Pemenuhan Permintaan adalah untuk memungkinkan pengguna m eminta dan menerima
standar layanan, untuk sumber dan memberikan layanan ini, untuk memberikan
informasi kepada pengguna dan pelanggan tentang layanan dan prosedur untuk
mendapatkan mereka, dan untuk membantu dengan informasi umum, keluhan dan komentar.
Model permintaan
Permintaan pemodelan menggunakan metode
statistik dan intelijen bisnis masukan untuk menghasilkan perkiraan permintaan
akurat dan efektif mengatasi variabilitas permintaan. Permintaan modeling
menjadi lebih penting karena peramalan dan manajemen persediaan sedang rumit
dengan meningkatnya jumlah item yang bergerak lambat, yang disebut "ekor
panjang" dari berbagai produk, banyak yang memiliki pola permintaan tak
terduga di mana khas "normal distribusi "asumsi yang digunakan oleh
model tradisional sama sekali tidak memadai. Dalam skenario ini, berhasil mengelola
perkiraan dan persediaan memerlukan canggih permintaan dan pemodelan persediaan
teknologi untuk andal mendukung tingkat layanan yang tinggi.
Hubungan dengan proses manajemen layanan lainnya
Layanan Permintaan Pemenuhan Grup (
request fulfilment group)
Layanan Permintaan Pemenuhan Grup
mengkhususkan diri pada pemenuhan jenis. Biasanya, Tingkat 1 Dukungan akan
memproses permintaan sederhana, sementara yang lain diteruskan ke Pemenuhan
Grup khusus.
MANAJEMEN OPERASI IT
Maksud dan tujuan
Operation Management merupakan sebuah departemen,
grup, atau tim yang bertanggung jawab terhadap
kinerja operasional organisasi sehari-hari, seperti menjalankan lini produksi
pada perusahaan
manufaktur atau mengelola pusat distribusi serta pergerakan armada pada
perusahaan logistik. Ada beberapa karakteristik operation management,
yaitu :
1.
Sebuah
pekerjaan yang memastikan peralatan, sistem, atau proses secara nyata berjalan
dan bekerja sebagaimana mestinya.
2.
Implementasi
rencana menjadi tindakan.
3.
Fokus
pada aktifitas harian dan jangka pendek serta cenderung diulang-ulang
(rutinitas).
4.
Fokus
dalam mengembangkan aktifitas yang stabil untuk memastikan operasional berjalan
dengan baik.
5.
Nilai
organisasi dikomunikasikan dan diukur.
6.
Ada
ketergantungan pada investasi peralatan dan/atau sumber daya manusia.
7.
Nilai
yang dihasilkan, harus melebihi biaya investasi dan overhead perusahaan
(seperti biaya manajemen dan pemasaran), jika perusahaan berharap untuk
berhasil.
Hampir sama dengan Operation Management, IT
Operation Management dapat didefinisikan sebagai bentuk tanggung jawab
pengelolaan dan pemeliharaan infrastruktur TI untuk memastikan layanan TI
sesuai harapan bisnis. Atau dengan kata lain operasi TI merupakana sekumpulan
aktifitas yang menjalankan infrastruktur TI sehari-hari untuk memenuhi
keinginan atau tujuan bisnis.
Tujuan dari pengelollan operasi
TI adalah :
1.
Mempertahankan
status quo untuk mencapai stabilitas proses dan kegiatan sehari-hari
organisasi.
2.
Pemantauan
rutin dan perbaikan untuk mencapai pelayanan yang lebih baik dengan biaya yang
dikurangi, sambil menjaga stabilitas.
3.
Untuk
mendiagnosa dan mengatasi kesalahan dalam operasional TI yang terjadi.
Konsep dasar
Peran manajemen operasi adalah
untuk menjalankan kegiatan dan prosedur yang diperlukan untuk mengelola dan
memelihara infrastruktur TI sebagai upaya menyediakan layanan dan dukungan TI
pada tingkat yang disepakati. Peran tersebut adalah (TSO, 2007) :
1. Operations Control, mengawasi pelaksanaan dan
memantau kegiatan operasional dan kejadian dalam infrastruktur TI yang meliputi
:
a.
Console
Management, mengacu pada pendefinisian pusat pengamatan dan kemampuan
monitoring serta menggunakannya untuk melakukanan kegiatan pemantauan dan
pengendalian.
b.
Job
Scheduling atau pengelolaan pekerjaan rutin atau batch script.
c.
Print
and Output management.
d.
Maintenance
activities.
2.
Facilities
Management,
melakukan pengelolaan lingkungan fisik TI.
Hubungan dengan proses manajemen layanan lainnya
Meja layanan: Menangani beberapa teknologi dan
perangkat melalui server cloud terpusat. Sebuah proses operasi sederhana
menangani tiket Anda, manajemen konfigurasi, manajemen aset, perubahan dan
rilis. Semuanya hanya dengan sekali klik dan Anda dapat memantau dari lokasi
manapun. Tidak ada lagi mendapatkan terpaku kursi Anda atau risiko hilang
setiap pembaruan penting.
Memecahkan & Selesaikan: Itu akan
lebih mudah untuk memecahkan masalah dengan Analisis Akar Penyebab Freshservice
dan Preventive Maintenance daripada pergi melalui setiap server yang memeriksa
dan mencegah pemadaman. Sebuah tiket Insiden dinaikkan setiap kali masalah yang
dilaporkan, dan Anda mendapatkan pemberitahuan langsung dengan rincian
diperbarui. Tiket diprioritaskan & diselesaikan berdasarkan tingkat urgensi
dan pentingnya, SLA ini membuat Anda memahami tanggal jatuh tempo dan kebijakan
lain untuk membimbing Anda. Sebuah alur kerja yang sistematis akan membantu
Anda merespon dan menyelesaikan lebih cepat dari sebelumnya.
Singkirkan tugas biasa: Apakah Anda
menghabiskan sebagian besar waktu Anda menyortir melalui tiket dan menugaskan
ke orang yang tepat? Membuat sederhana itu! Hanya menetapkan aturan dengan
Freshservice dan tugas-tugas otomatis dibuat. Fitur seperti Responses Kaleng,
Scheduler yang membantu Anda bekerja lebih cerdas; Meja layanan otomatis kami
akan memberikan operasi TI Anda tangan membantu yang Anda butuhkan buruk.
Mengurangi beban dan biaya pemeliharaan:
Anda tidak lagi harus menginvestasikan waktu dan uang hanya untuk melacak semua
aset Anda, biaya, pemeliharaan dan penyusutan. Modul Manajemen Keuangan akan
mengurus itu; memiliki semua aset Anda dan vendor rincian di tempat. Semakin
mudah untuk memeriksa biaya pemeliharaan dan perbaikan yang terjadi dan
penyusutan untuk aset Anda dengan Freshservice. Tidak hanya itu, Anda dapat
menjadwalkan tugas-tugas otomatis untuk semua lisensi, pemeliharaan dan
perbaikan yang perlu diperbarui.
APLIKASI MANAJEMEN
Maksud
Manajemen Aplikasi
mencakup semua orang yang menyediakan keahlian teknis dan manajemen aplikasi.
Dengan demikian mereka membawa keluar peran yang sangat mirip dengan Manajemen
Teknis, tapi dengan fokus pada perangkat lunak aplikasi daripada infrastruktur.
Hal
ini umum di banyak organisasi untuk merujuk ke aplikasi sebagai layanan, namun
aplikasi hanya salah satu komponen yang diperlukan untuk menyediakan layanan.
Setiap aplikasi dapat mendukung lebih dari satu layanan, dan masing‐masing
layanan dapat menggunakan banyak aplikasi. Hal ini terutama berlaku bagi
penyedia jasa modern yang menciptakan layanan bersama didasarkan pada
arsitektur berorientasi layanan.
Tujuan
Menjelaskan
bagaimana cara untuk mengelola aplikasi dari awal kebutuhan bisnis hingga
seluruh tahap dalam sikluas hidup sistem, serta memastikan bahwa projek IT dan
strategi selaras dengan bisnis.
Konsep dasar
Terdapat
enam fungsi teknologi informasi, yaitu:
1. Menangkap
(Capture)
Menangkap
disini dapat diartikan sebagai menginput. Misalnya menerima inputan dari mic,
keyboard, scanner, dan lain-lain.
2. Mengolah
(Processing)
Mengolah
atau memproses data masukkan yang diterima untuk menjadi informasi. Pengolahan
dan pemrosesan data dapat berupa mengkonversi, menganalisis, dan menghitung
(kalkulasi).
3. Menghasilkan
(Generating)
Menghasilkan
atau mengorganisasikan informasi ke dalam bentuk yang berguna atau laporan yang
dapat dimengerti oleh orang lain. Misal laporan, tabel, grafik, gambar, dan
lain-lain.
4. Menyimpan
(Storage)
Merekam
atau menyimpan data dan informasi dalam suatu media yang dapat digunakan untuk
keperluan lain. Contohnya adalah menyimpan ke hard disk, flash disk, tape, dan lain-lain.
5. Mencari
Kembali (Retrival)
Menelusuri
dan mendapatkan kembali informasi atau mengkopi data dan informasi yang sudah
tersimpan. Misalnya mencari data penjualan yang sudah disimpan sebelumnya.
6. Mentransmisi
(Transmission)
Mengirim
data dan informasi dari suatu lokasi ke lokasi lain melalui jaringan komputer.
Misalkan mengirimkan data penjualan dari user A ke user yang
lainnya.
Penggunaan
IT dalam sebuah organisasi sangatlah penting, untuk menerapkan IT haruslah
dilihat karakteristik organisasi tersebut. Apakah dengan IT mampu meningkatkan
efisiensi sebuah perusahaan, sehingga dalam penerapan IT dibutuhkan orang yang
handal yang dapat berjalan dengan baik.
Ada
4 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan, yaitu: Fungsi
Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah
diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya
yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen
teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana
teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure. Fungsi
Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi
akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial
embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit
terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship
yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di
perusahaan terkait. Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi
ke tataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai
penyedia dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah tambahan informasi
bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil
sejumlah keputusan penting sehari-harinya. Fungsi Communication secara prinsip
termasuk ke dalam firm infrastructure. Dalam era organisasi modern dimana
teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu
perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.
Hubungan antara aplikasi
manajemen dan pengembangan aplikasi
Manajemen Aplikasi
bekerja erat dengan Pengembangan, tapi merupakan suatu fungsi yang berbeda
dengan peran yang berbeda. Kegiatan yang dilakukan oleh Manajemen Aplikasi
mirip dengan yang dijelaskan di atas untuk Manajemen Teknis.
Manajemen
Aplikasi biasanya terorganisasi dalam bidang usaha yang masing‐masing mendukung
tim.
Referensi
blog.stikom.edu/erwin/files/2011/02/IT-Operation-Management.pdf
pasca.undip.ac.id/id/wp.../05/Information-Technology-Service-Management.pptx
http://sisteminformasi.blog.binusian.org/2014/03/30/evaluasi-penerapan-itil-pada-sistem-manajemen-service-deck/ 
